Arbeiten von überall - HomeOffice oder was?

von Viviane Hansmann

Mittlerweile hört man es überall: Wir möchten im Home-Office arbeiten! Jeder zweite Mitarbeiter in Deutschland wünscht sich mehr Flexibilität im Arbeitsleben. Das betrifft nicht mehr nur die Arbeitszeiten, sondern immer stärker auch die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes. So ist es nicht verwunderlich, dass neben Geld und Sozialleistungen das Thema Home-Office auch bei Bewerbern immer häufiger ausschlaggebend ist, einen neuen Arbeitgeber auszuwählen oder eben abzulehnen. Schaut man sich allerdings die Statistiken der letzten Jahre an, so wird eines sehr schnell klar: Hier stimmt doch was nicht! Seit Mitte der 90er-Jahre des letzten Jahrhunderts stagnieren die Zahlen derer, die im Home-Office arbeiten können. Seit 2014 sind die Zahlen sogar eher rückläufig und liegen indes bei rund 7,7 %.

Auch wir haben uns mit dem Thema "Arbeiten von überall" und im speziellen mit dem Thema Home-Office auseinandergesetzt. Denn klar ist auch: Vielen Unternehmen fällt die Entscheidung zur Dezentralisierung der Arbeit immer noch schwer. Die Gründe hierfür sind denkbar einfach: Höhere Kosten durch die Einrichtung, Verlust der Kontrolle, Angst vor mangelnder Kommunikation und Erreichbarkeit, schlechteren Arbeitsergebnissen und mögliche Ablenkung durch private Angelegenheiten sind die größten Befürchtungen, die viele Arbeitgeber noch zum Thema Home-Office haben.

Wenn Arbeitgeber bei der Einführung von Home-Office-Konzepten jedoch einige wichtige Gesichtspunkte berücksichtigen und einplanen, kann die neue Freiheit des Arbeitens für alle Beteiligten eine Bereicherung und damit ein großer Mehrwert sein.

Arbeitszeiten

Die Regelungen der Arbeitszeiten im Home-Office weichen nicht von jenen in einem klassischen Büro ab. Aber insbesondere bei der Erfassung der Arbeitszeiten sollten klare Regelungen aufgestellt werden, damit die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Hierbei kann der Arbeitgeber die Erfassung auf den Mitarbeiter übertragen. Dies ist nicht immer ganz unproblematisch, da Mitarbeiter laut Studien dazu neigen, im Home-Office mehr zu arbeiten als sie dürfen und Pausen gerne vergessen. Oft werden Arbeitszeiten und Überstunden jedoch nicht ausreichend festgehalten. Klare Vereinbarungen an dieser Stelle helfen nicht nur Gesetze einzuhalten, sondern sorgen auch dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr arbeiten, als ihnen gut tut und damit Gesundheit und Motivation gefährden.

Recht und Sicherheit

Im Home-Office gelten grundsätzlich die gleichen Rechte und Gesetze wie an einem Büro-Arbeitsplatz. Hierfür gilt allerdings, dass das Home-Office dauerhaft genutzt wird und nicht nur kurz oder unregelmäßig. Wird der Heimarbeitsplatz dauerhaft genutzt, so sind insbesondere die Vorschriften zur Unfallverhütung bzw. zur Arbeitssicherheit einzuhalten und regelmäßig zu überprüfen. Hierzu sollte mit den Mitarbeitern ein Zutrittsrecht zum Büro vertraglich geregelt werden. Auch die Anforderungen an Ergonomie sind hier einzuhalten. Der Schutz und die Gesundheit der Mitarbeiter sollten bei aller Planung einen hohen Stellenwert einnehmen.

Ein weiterer Aspekt eines dauerhaft genutzten Heimarbeitsplatzes ist eine eventuell zu entrichtende Aufwandsentschädigung nach § 670 BGB an den Mitarbeiter für die Nutzung der privaten Räumlichkeiten. Hierbei sollte jedoch zu Bedenken sein, dass bei einem dauerhaft genutzten Heimarbeitsplatz Kosten für den Büroarbeitsplatz wegfallen, die in der Regel wesentlich höher ausfallen als eine Aufwandsentschädigung. Diese sollte vertraglich festgelegt werden.

In allen möglichen Optionen eines Home-Office-Konzeptes sollte in jedem Fall der Betriebsrat mit einbezogen werden, sofern dieser vorhanden ist. Nicht zuletzt gelten auch hier die gleichen Regelungen wie bei einem Büroarbeitsplatz – insbesondere was den Einsatz von Geräten und Medien betrifft, die eine Überwachung des Verhaltens und der Leistungen des Mitarbeiters möglich machen.

Größte Aufmerksamkeit bei der Einrichtung eines externen Büros sollte beim Thema Datenschutz gelten. Hier regelt das Bundesdatenschutzgesetz ganz eindeutig, dass der Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen muss, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Verantwortlichkeit für diese Vorschriften kann nicht vollständig auf den Mitarbeiter übertragen werden und sollte im Sicherheitskonzept des Unternehmens fest verankert sein. Nicht zuletzt würde ein Unternehmen durch eine fehlende Datensicherheit einen erheblichen Imageschaden – und damit finanzielle Einbußen – erleiden.

Technische Ausrüstung

Erste Prämisse bei der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes ist, wie schon beschrieben, die Datensicherheit. Deshalb sollte auch die technische Ausrüstung allen Sicherheitsstandards entsprechen.

Bei der Hardware stellt sich die Frage, ob das Unternehmen diese zur Verfügung stellen möchte. Dies ist zunächst mit Mehrkosten verbunden, die jedoch, das sollte man bedenken, auch an einem Büroarbeitsplatz anfallen würden. Durch die firmeneigene Hardware kann sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten nur auf den zur Verfügung gestellten Rechnern oder Laptops gespeichert bzw. aufgerufen werden.

Immer beliebter wird zurzeit das BYOD-Konzept (Bring your own device), bei dem Mitarbeiter ihre eigene Hardware zu Arbeitszwecken einsetzen. Wenn nicht mit sensiblen personenbezogenen Daten gearbeitet wird, stellt dieses Konzept sicherlich eine preiswerte und sehr beliebte Alternative dar. Nicht nur das hierdurch Unternehmenskosten gesenkt werden, auch für den Mitarbeiter selbst bietet BYOD einen großen Mehrwert, da eine ihm vertraute Technik zum Einsatz kommt.

Um ein Abgreifen von Daten und Zugängen zu verhindern, ist der Einsatz einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sinnvoll. Hierbei kommt zum Beispiel die Kombination aus einem Hardware-Token und einem individuellen Passwort zum Einsatz. Nur die Kombination aus beidem macht den Zugang auf den PC bzw. das Firmennetzwerk möglich.

Auch im Home-Office kommen oft Terminal Server mit einer VPN-Anbindung zum Einsatz. Dies hat den Vorteil, dass die Daten zentral gespeichert und geändert werden können. Zudem bietet eine Virtual-Desktop-Infrastruktur eine hohe Benutzerfreundlichkeit, da der Anwender an jedem Arbeitsort – ob Büro, Home-Office oder anderswo auf der Welt – immer die gleiche Benutzeroberfläche zur Ansicht erhält. Dies verhindert eine ständige Umgewöhnung an neue Technik und andere Abläufe und spart damit Zeit.

Insbesondere für einen Home-Office Arbeitsplatz mit IP-Telefonie sollte eine schnelle Internetverbindung sichergestellt werden. Dabei bietet es sich an, eine preiswertere asymmetrische DSL-Leitung zu nutzen. Hier ist die zur Verfügung gestellte Download-Rate um ein vielfaches höher als die Upload-Rate. Dadurch wird eine gute Qualität bei Sprachdaten sichergestellt.

Kommunikationskanäle

IP-Telefonie und insbesondere Unified Communication & Collaboration können die Kommunikation zwischen den Arbeitnehmern an verschiedenen Standorten entscheidend unterstützen. Die Installation eines Softphones beispielsweise ermöglicht es dem Anwender von überall auf sein individuell konfiguriertes Telefon und Telefonbuch zuzugreifen und ist jederzeit und überall unter der gleichen Rufnummer zu erreichen. Dies ist insbesondere für Kunden und Kollegen ein großer Vorteil. Darüber hinaus bieten UCC-Programme viele verschiedene Arten der Kommunikationsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Chat, Mail, Desktop-Sharing oder Konferenzoptionen. Eine integrierte Präsenzinformation bringt Klarheit in den Arbeitsalltag und zeigt Kollegen an anderen Standorten auf, ob Kollegen derzeit erreichbar sind bzw. wann diese wieder zur Verfügung stehen.

Anleitung zur Selbstorganisation

Auch bei Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften und auch bei modernster Technik kann es immer noch zu Schwierigkeiten bei der Selbstorganisation im Home-Office kommen. Damit Mitarbeiter effizient und motiviert von Zuhause aus arbeiten – und damit die Vorteile für das Unternehmen und sich selbst ausschöpfen – können, brauchen viele Hilfe bei der Organisation. Hier geht es nicht nur darum, die neue Technik zu beherrschen, sondern auch darum, neue Arbeitsstrukturen zu verinnerlichen, selbstverantwortlich auf Arbeitszeiten zu achten und die Kommunikation in alle Richtungen zu fördern. Ein klar definiertes Regelwerk, regelmäßige Coachings zur Selbstorganisation und Meetings zur besseren Kommunikation sind sehr hilfreich.

Die Einrichtung von Home-Office Arbeitsplätzen verursacht zunächst Kosten im Unternehmen, diese werden aber recht schnell amortisiert, wenn man bedenkt, dass u. a. Kosten für Räumlichkeiten, Strom, Reinigung und Fahrtwege minimiert werden. Zusätzlich haben Forscher der Universität Stanford 2014 herausgefunden, dass zufriedene Mitarbeiter, die das Vertrauen und die Freiheiten eines Unternehmens genießen können, wesentlich effizienter arbeiten und damit um bis zu 22 % leistungsfähiger im Home-Office sind.

Wie bei allen Umstrukturierungen gilt beim Thema Home-Office ebenfalls: Investitionen von Unternehmen lohnen sich dann, wenn die Mitarbeiter motiviert und in der Lage sind, alte Arbeitsweisen aufzugeben und sich selbst zu organisieren, um die neuen Vorteile zu nutzen.  

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