Weniger Coachings kosten Sie mehr!

von Viviane Hansmann

Was steht eigentlich im Leistungsschein zu Ihrer neuen Produkteinführung? Wissen Sie das im Detail? Zu jeder guten Produkteinführung in einem Unternehmen gehört ein ausführliches Produkttraining für die Mitarbeiter bzw. Anwender. Zumindest steht das in den meisten Leistungsscheinen so beschrieben. Warum allerdings oft noch wenig Wert auf Coachings gelegt wird und wie Sie es besser machen können, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

In der Regel wird bei der Einführung neuer Technologien das Fit-machen der Anwender in die Hände des Herstellers oder des Generalunternehmers gelegt. Dies macht augenscheinlich Sinn, da diese das umfangreiche Knowhow für die Technik mitbringen. Außerdem erhält ein Unternehmen so bei der doch oft stressigen Einführungsphase alle Dienstleistungen aus einer Hand und hat damit interne Kapazitäten frei.

Coachings leiden unter Stiefmütterlichkeit

Meistens wird das Coaching der Mitarbeiter aber nicht ausreichend ausgeführt oder gar stiefmütterlich behandelt. Dabei sollte es im Interesse des Unternehmens stehen, dass Mitarbeiter ausführlich mit den neuen Produkten vertraut gemacht werden. Dass Coachings nicht nur für den Wissenstransfer, sondern auch für die Anwenderakzeptanz existenziell sind, haben wir in vorangegangen Blogbeiträgen bereits ausführlich beleuchtet.

Da der Erfolg von Coaching Maßnahmen für Unternehmen nur schwer zu messen beziehungsweise die neue Technologie in den Augen der Hersteller und Generalunternehmer scheinbar selbsterklärend ist, besteht für diese ein großes Einsparpotenzial. Damit wollen wir keinesfalls Hersteller und Generalunternehmer in ein schlechtes Licht rücken. Erfahrungsgemäß wissen wir aber, dass diesen oft die Notwendigkeit von Coachings, die die Kommunikationsstrukturen des Unternehmens nachhaltig verändern, nicht ganz bewusst ist. Deshalb legen sie das Augenmerk stärker auf die technische Umsetzung des Projektes. Und das ist auch gut so.

Aber genau das ist eben auch der Punkt, an dem umgedacht werden muss. Wenn Sie den Hersteller oder Generalunternehmer von ihrer Coaching Pflicht entbinden und die Coachings selbst in die Hand nehmen, können diese ihren Schwerpunkt auf die technische Umsetzung und das Projektmanagement legen. Es ist doch viel sinnvoller, die Coachings anderweitig zu organisieren und den Profis Kapazitäten für die technische Umsetzung zu schaffen.

Interne Coachings nicht unterschätzen

Sie können die Coachings intern organisieren, dies hat aber nicht nur Vorteile.  Sie müssen im Unternehmen freie Ressourcen schaffen, was entweder dazu führen könnte, dass Sie neue Mitarbeiter einstellen oder die vorhandenen Mitarbeiter einer Mehrbelastung ausgesetzt sind. Die Stimmung im Unternehmen kann durch letzteres negativ beeinflusst werden.

Zudem müssen auch die coachenden Mitarbeiter ausführlich zum neuen Produkt geschult werden und geeignete Coaching Methoden kennenlernen. Hier reicht es eben nicht, dass technikaffine Mitarbeiter autodidaktisch alle neuen Funktionalitäten erlernen. Auch psychologische Effekte von Coachings dürfen von den internen Trainern nicht außer Acht gelassen werden, da von ihnen maßgeblich die Akzeptanz der Anwender abhängt. Aber oft fehlt ihnen die Erfahrung und der nötige Abstand zu Kollegen und Unternehmen, um während der Coachings die Anwenderakzeptanz zu fördern. Ebenfalls erfahren Anwender einen niedrigeren Grad an Wertschätzung, wenn sie „nur“ durch ihre Kollegen mit der neuen Technologie vertraut gemacht werden.

Ferner ist fraglich, ob eine dauerhafte telefonische Unterstützung seitens der internen IT möglich ist, da diese während und nach dem Rollout noch alle Hände voll zu tun hat. Somit ist eine langfristige Betreuung der Mitarbeiter – die wichtig und richtig ist – nur schwer umsetzbar. Auch über die Handouts wird bei Anwendern ein positives Lernerlebnis ausgelöst – wenn diese richtig erstellt werden. Der Aufwand, den die professionelle und anwenderfreundliche Ausarbeitung von Schulungsunterlagen und Handouts benötigt, darf jedoch nicht unterschätzt werden. Insbesondere die grafische und textliche Aufbereitung sollte derart gestaltet werden, dass die Anwender schnell und umfassend Informationen zur Hand haben – auch nach den Coachings.

Ressourcen richtig einsetzen

Was also soll geschehen, wenn weder der Hersteller oder Generalunternehmer noch interne Mitarbeiter die Coachings übernehmen können oder sollen? Hier ist es sinnvoll über einen zweiten Dienstleister nachzudenken. Sobald Sie Ihren Hersteller/Generalunternehmer von der Coaching Pflicht entbunden haben, entstehen monetäre Ressourcen, die Sie in gute Coachings von professionellen Dienstleistern investieren können. Es bietet sich an, Angebote einzuholen, die nicht nur den Fokus auf die neuen Funktionalitäten legen, sondern auch eine Umstellung der Kommunikationsstruktur mit einbeziehen. Zudem sollte die Anwenderakzeptanz im Mittelpunkt aller Aktivitäten stehen. Das bedeutet jedoch, dass auch noch weitere Services angeboten und genutzt werden sollten.

Hier bedarf es Fingerspitzengefühl und einem hohen Maße an Empathie. Es ist deshalb wichtig, Coachings und Anwenderakzeptanz als eigenes Teilprojekt bei der Einführung von neuen Technologien zu sehen. Dieses Teilprojekt benötigt unbedingt einen Projektleiter, der die Koordination nicht nur für die Coaching Services, sondern auch für alle anderen Services, die die Anwenderakzeptanz betreffen, übernimmt.

Ein extra dafür eingekaufter User Acceptance Manager (UAM) hat den nötigen Abstand zum Unternehmen und den Anwendern. So kann er neutral analysieren, welche Services nötig sind, um eine hohe Akzeptanz und bestmögliche Vorbereitung auf die neue Technologie zu erzielen. Trotzdem arbeitet er in enger Abstimmung mit dem Projektteam zusammen, damit während jeder Projektphase die richtigen Services für die Anwender eingesetzt werden können. Welche Aufgaben der UAM im Detail übernimmt und das genaue Berufsbild, möchten wir Ihnen gerne im nächsten Blogbeitrag erläutern.

Mit Hilfe der Implementierung des Teilprojektes „Coaching und Anwenderakzeptanz“ erhalten diese beiden wichtigen Aspekte bei einer Produkteinführung die nötige Aufmerksamkeit, die den Einsatz neuer Technologien im Unternehmen wirklich erfolgreich macht. Durch die sorgfältige Planung der Services von Beginn an, werden die Kosten geringer ausfallen, als bei reinen funktionsbezogenen Schulungen, welche durch Hersteller oder Generalunternehmen durchgeführt werden - die jedoch den Anwender nicht im Alltag abholen.

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